Tổng quan:
Một chu trình nhất quán—mời, tiếp nhận, quản lý quyền, kết thúc—giúp dự án an toàn, tổ chức và tuân thủ.
Các bước / Danh sách kiểm tra:
1. Mời: Sử dụng Thêm Thành viên Dự án (cá nhân hoặc theo phòng ban) khi bắt đầu dự án.
2. Gán Vai trò: Ngay lập tức đặt Quản trị viên Dự án cho người dẫn đầu, Thành viên cho cộng tác viên.
3. Đặt Tỷ lệ: Nhập Tỷ lệ Giờ của mỗi thành viên trong bảng Thành viên.
4. Theo dõi: Định kỳ xem xét danh sách Thành viên và Nhật ký Kiểm toán.
5. Điều chỉnh: Giáng cấp hoặc thăng cấp thông qua nút radio Vai trò Người dùng khi trách nhiệm thay đổi.
6. Kết thúc: Xóa hàng loạt các thành viên đã hoàn thành hoặc không hoạt động; lưu trữ dự án khi hoàn tất.
Mẹo & Thực tiễn tốt nhất:
- Ghi lại từng bước trong SOP nội bộ để mọi dự án tuân theo cùng một quy trình.
- Tự động hóa nhắc nhở (qua Quy trình làm việc) để xem xét thành viên tại các cột mốc dự án.
- Đào tạo tất cả quản trị viên dự án về chu trình này để đảm bảo tính nhất quán giữa các nhóm.
Khắc phục sự cố / Câu hỏi thường gặp:
- Bỏ sót việc kết thúc cho ai đó: Kiểm tra Nhật ký Kiểm toán hàng tháng để phát hiện thành viên bị quên.
- Quyền không nhất quán giữa các dự án: Sử dụng mẫu vai trò trong Cài đặt → Vai trò & Quyền hạn.
- Bỏ qua các bước chu trình: Kết hợp việc xem xét thành viên vào danh sách kiểm tra kết thúc dự án.