Tổng quan
Sử dụng tự động hóa để tối ưu hóa quy trình tài liệu—thông báo cho nhóm khi có tài liệu mới tải lên, chuyển tài liệu cho phê duyệt, hoặc tự động lưu trữ các tệp cũ.
Các bước
Đi đến Automation & AI → Workflows.
Nhấn + New Workflow và chọn loại sự kiện Document.
Chọn một trigger (sự kiện kích hoạt), chẳng hạn như When Document Uploaded hoặc When Document Version Added.
Thêm hành động, ví dụ:
Gửi Notification tới kênh Slack hoặc nhóm email.
Assign Task để xem xét hoặc phê duyệt tài liệu.
Move Document vào thư mục “Approved”.
Nhấn Save và Activate quy trình tự động. Kiểm tra bằng cách tải lên tài liệu vào hồ sơ khách hàng.
Mẹo & Thực hành tốt nhất
Đặt tên cho các quy trình tự động một cách rõ ràng (ví dụ: Contract Approval Flow).
Bao gồm một Delay ngắn (1–5 phút) nếu có nhiều tài liệu được tải lên trong thời gian ngắn.
Theo dõi Workflow Logs thường xuyên để phát hiện và khắc phục các lỗi.
Khắc phục sự cố / Câu hỏi thường gặp
Workflow không kích hoạt: Đảm bảo rằng trigger được thiết lập chính xác (ví dụ: thư mục hoặc thẻ đúng).
Thông báo không được gửi: Xác minh rằng tích hợp kênh thông báo đang hoạt động và được cấu hình chính xác.
Tài liệu không được di chuyển: Kiểm tra quyền thư mục và đảm bảo rằng thư mục đích đã tồn tại.